エクセルのプルダウンは非常に便利な機能です、特定のキーワード入力をボタン一つで行えるのは作業効率の向上にとても有効です。筆者も幾度となくプルダウンを作成しましたし、作成されたプルダウンのリストから該当するキーワードを選ぶことを実施してきました。ただ、該当するキーワードが見当たらずどうしようか迷ったことはないでしょうか。
キーワードが見つからないとブランクになってしまい、データの欠如が起きてしまいます。元々のリストに抜け漏れが無ければこのようなことは起こらないはずです。ですので、今回が三部作の最後として「3」について整理していきます。
プルダウンの活用によって、作業効率の改善に期待できます。特に、単純/繰り返し入力作業には絶大な力を発揮すると思いますが、入力するリストに漏れを無くせればデータの欠如が防げるはずです。
大事なことはリストが「漏れなく、ダブりなく」といういわゆるMECEの状態になっているかどうかです。
繰り返し入力が求められる際、毎回わざわざ入力するのは手間ですよね。そんな時、「プルダウン（ドロップダウンリスト）」は非常に便利な機能となります。しかし、他の人に何らかの入力を依頼した時に、何故か入力セルがブランクで返ってくるみたいな経験はないでしょうか。
筆者も他の方に入力を依頼した際、「選択できる項目が無かった」との理由でブランクの状態で返ってきたことが何度かあります。
プルダウンのリストを作成する際には、必ずMECEを意識して構成していくことが大切です。抜け漏れのないリストを作成すればデータの欠如が防げるほか、うまく工夫すれば新たな知見を得ることもできると思います。
今回はエクセルの作業などはありません。考え方だけですので、是非意識してみてください。
リストから漏れる対処法
漏れがあるリストの問題
せっかく作ったリストも漏れがあると、大切なデータの欠如につながります。リストの中に選べる項目がないからです。
例えば、好きな果物という質問項目があり、プルダウンされたリストの中の果物が「イチゴ、バナナ」しかなかった場合はどうでしょう。たまたま、イチゴかバナナが好きという方もいると思いますが、メロンが好き、みかんが好きという人は回答しないかもしれません。また、どちらかといえばイチゴが好きなど本来聞きたい「好きな果物」という問いに対して正確なデータが得られないことにもつながります。
リストに漏れがあった場合、データの欠如や信頼性の低下といった好ましくない結果につながることが考えられます。
MECE
では、「どうすべきか」というとリストがMECEを満たす状態になっているかについて常に配慮する必要があります。MECEの状態が担保されていれば、基本的にデータ欠如や信頼性低下という問題は起きないと考えられるからです。
「MECE」とは「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字をとった言葉で、ある事柄や概念に漏れや重なりがないことを表現しています。
リストをMECEの状態にしておくことが重要なポイントとなります。
MECEなリストの作成
MECEなリストの最も簡単かつ現実的な実現方法は選択肢の中に必ず「その他」を入れておくことです。選べる項目が無いという状態に対しては、選択肢を全網羅的に配置するか何とでも入力できる項目を配置するかです。
しかし選択肢の全網羅的配置については、先ほどの果物の事例のように全ての果物をリスト化するのはほぼ不可能ではないかと思います。ですので、入力する人が自由に記述できる要素として「その他」を反映しておき、「その他」選択時には別セルに内容を記入してもらうなどの工夫が重要だと思います。
「その他」を反映する事で、データの欠如や信頼性の低下を防ぎます。さらに、入力内容に対して新たな知見もえることが可能ですので、是非試してみてください。
まとめ
漏れが発生するリストの対処方法を整理してみました。
リストをMECEの状態に担保するために、「その他」という選択肢と記述欄を用意することを整理しました。小さなことと思うかもしれませんが、重要なことであり、「その他」選択肢の有無によって回答は大きく変化すると思います。
今回の取り組みを踏まえて、改善の糸口を見つけて頂ければと思います。
当ブログでは実際の仕事での経験を通して、役立つノウハウの蓄積を図っています。お時間があれば以下のリンクより、色々な記事を読んでいただければと思います。
ここまで、読んでいただきありがとうございました。
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