一生懸命プレゼンテーション資料を作成し、当サイトでも紹介したような手法も駆使して報告してみたが、いろいろ指摘を受けてしまってげっそりしてしまう・・・こんなことって比較的よくある話ですよね。
自分なりに一生懸命に資料を整理し、見映えもある程度きれいに整えた、さらに当日の報告も流れるように完了し一部の隙も無いと思っていたのに、「よくわからないなぁ」の一言で片づけられてしまうこんなトラブルを避けるためにすべきことはいったい何なのでしょうか。
この謎が解ければ、報告なんてお手の物となり、仕事が早く終わって家に早く帰って思う存分子供と遊んだり、趣味に没頭したりできますね。また、昇進を目指している人はきっと大きく近づくと思います。相手の知りたいことに対してきちんと答えることができれば、基本的には問題ないはずです。
しかし、「こんなこと」「あんなこと」と状況を整理し、「こうだ」という持論を展開して、結果「こんなこと」だと報告します。終わった直後、聞いていた人たちはどうも苦虫をかみつぶしたような顔をしている。
筆者も何十回もこういった場に立ち会ってきました
聴き手と話し手のギャップを埋める作業がポイントだと思います。うまくギャップが埋まれば、時間の節約やキャリアップにつながると思います。
難しく考えず、読んでみてください
的を射た報告
報告の問題点
筆者は現在ほぼ毎日報告に触れています。報告する側もあれが、報告される側のこともあります。ピンからキリまで報告に触れる機会があります。
報告について、以下のようなポイントに思い当たる節はないでしょうか。
・誰にも内容を確認してもらっていない
・他の人からアドバイスをもらっても反映しない、
・相手がしりたいことには興味がない
こういったパターンに当てはまる人は、よくわからない報告となる確率が高く色々な指摘をもらうことが多いと思います。いずれの内容にも当てはまる特徴として、相手の顔が全く見えない中で報告をしている点です。自分の考えが前面に出すぎており、おそらく自分本位の報告に終わってしまっています。このようなパターンの方がいきなり「報告」というスタイルをとっても、どうしても「よくわからない」という答えしか引き出せないことが多いです。
的を射た報告をするために必要なこと
本人は、特に意識せず自分本位の報告をしていると思います。結果、自分自身と聴き手がよっぽどのシンクロを見せない限り、ギャップが生まれますので、結果「わからない」となると思います。
そこで、一点工夫を加えて「報告」というスタイルを「相談」というスタイルに変更することです。こういったタイプの方は自分の考え方を曲げることに苦労するとおもいます。ですので、まずは「相談」という形式で相手の知りたいことを引き出し、その引き出した内容を聴き手に報告内容として「連絡」して、下地がそろった段階で「報告」するというスタイルです。
もう気づいた方もいると思いますが、今回のポイントは「報・連・相」いわゆるホウレンソウについてです。「報・連・相」は素晴らしい言葉だと思います。問題はその順番です。「相・連・報」の方がよっぽど機能的であると思います。
冒頭申し上げたように、聴き手と話し手のギャップを埋めるためにまずは「相談」からスタートすることを念頭においてみてはいかがでしょうか。
まとめ
報告で余計な指摘を避ける方法について考えました。
いきなり報告をするのではなく、ホウレンソウの順番を入れ替えて「相談」からスタートしてみることを提案しました。
時間がもったいないと思うかもしれませんが、最後にたくさんの指摘をもらってしまうのであれば、最初でしっかりとつぶし込んでいく方が効果的と思います。
読んで頂き有難うございました。
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