【簡潔に伝えて相手を動かす】PREP法で文章を書く

　想いや考えを正確に相手に伝えて、思い通り行動してもらうことは難しいです。

　せっかく時間をかけて書いた文章が、「何が言いたいかよくわからない」と言われて困っている方のお悩み解決策を考えます。

　文章で相手にお願いする際、全く伝わらなかったという経験あるでしょうか？「もっと上手に文章が書ければ・・・」と書いて伝える力が弱いと悩んでしまいます。

　しかし、文章構造の見直しで伝える力の向上が期待できるフレームワークが存在します。

　実際、自分自身も実践することで、相手から「何が言いたいのかよくわからない」と言われる回数は確かに減少しました。

　とはいえ、フレームワークにただあてはめればよいだけではありません。

　「伝わった」状態を改めて考えた上で、伝える為のフレームワークであるPREP法について解説します。

　文章を書いて伝える力の向上にお役に立てれば嬉しいです。

「伝わった」状態と「伝える」の難しさ

「伝えた」→「伝わった」とはどんな状態か

　何かを相手に伝えた人が、「よかった、正確に伝わった」と思えるのは、相手が思い通り行動してくれた時ではないでしょうか。

　通常、相手に送る文章には相手に期待する行動が盛り込まれているからです。

　例えば、回覧板は連絡事項やイベントの告知を通して、関係者に参加や準備を促します。

　反対に、伝えたと思っていても、相手が予想外または想定外の行動をとった場合には、うまく伝わっていないと考えます。

　伝えたい内容を相手が理解し、意図した通りに相手が動いて、ようやく伝えた内容が伝わったといえる状態になります。

伝える難しさ

伝え方の難しさ

　相手が動いてくれる伝え方は、とても難しいです。

　相手が思い通り動いてくれるように、期待する行動について事細かに文章を大量に記載すればよいのでしょうか？

　おそらく、そうではないです。

　まず、文章が増えれば増えるほど、どの部分が大切かわからなくなってしまいます。

　有名なエビングハウスの忘却曲線から、人間は１時間経つと約56%のことを忘れます。ですので、あまり文章を増やしてしまうと大切なポイントが印象に残らず、忘れ去られてしまいます。

　また、情報量が多いと読もうとする気力をそいでしまいます。残念ながら、相手は100%全ての内容を読むわけではありません。

　『1分で話せ』の著者 伊藤羊一さんは「人は相手の話の80%は聞いていないと」仰っています。かなりショッキングですが、その通りかなと思います。

　つまり、相手に動いてもらうためには、伝えたいこと（結論）を簡潔かつ印象に残るように表現することが求められます。

伝える内容の難しさ

　相手に動いてもらうために、伝える内容についても注意が必要です。

　簡潔かつ印象に残る表現があれば、相手は思い通り動いてくれるでしょうか？

　おそらく、こちらもそうではないです。

　一般的に人は正論では動きません。伝えられた内容に共感できると、行動が伴ってきます。共感できない内容では、人は動きません。

　「文章の内容が相手に共感してもらえるか？」もう一度確認してみることをおススメします。

簡潔かつ印象に残る伝え方　PREP法

　簡潔かつ印象に残る伝え方として、結論から伝える文章構造を持つフレームワークであるPREP法があります。

PREP法

　Point(結論)→Reason(理由)→Example(例)→Point(結論)

　結論→理由→例→結論の順で構成され、結論を確実に伝える簡潔な文章構造が実現できます。

　「Point(結論)」を最初に配置することで結論がわからなくなったり、読みとばされたりすることが防げます。また、最後にも配置することで、結論を強調することができるからです。

　短時間でインパクトが求めれる、例えば自己紹介や自己PRの場面でも用いると効果的です。

　伝えたいことを、簡潔かつ印象に残るように表現することができます。

※CRECという文章構造もあります、PointがConclusion(結論)になるだけで内容は同一です

結論とは何か

　PREPの文章構造において、結論は最も大切にすべき項目です。

　では、結論とはどのように記載すべきでしょうか？自分の考えや意見をそのまま記載すればよいのでしょうか？

　「結論」の意味を広辞苑で調べると、『考えたり、議論したりした末に下される判断や意見』と表現されています。ちなみに、「判断」の意味は『自分の考えをこうだと決めること』です。

　一見、自分の想いをそのまま書けばよさそうです。

　しかし、論理的思考に関する名著『ロジカル・シンキング』において文章における結論は、課題に対する答えと述べられています。

　つまり、最も重要な結論を記載する際には、考えや意見をそのまま記載するのではなく、悩みごとや問題・課題に対する答えを記載することが必要です。

その他のフレームワーク　SDS法・DESC法

　その他にも、活用できるフレームワークとしてSDS法とDESC法をご紹介します。

SDS法

Summary(全体の概要)/Detail(詳細の説明)/Summary(全体のまとめ)

（特色）
ストーリーを伝える文章構成が実現できます。

最初と最後の「Summary」でストーリーを繰り返す構成となっています。全体の流れが重要なスピーチやプレゼンテーションの場面で用いると効果的です。全体の流れを印象付けることができます。

DESC法

Describe(描写する)/Explain(説明する)/Specify(提案する)/Choose(選択する)

（特色）
自説の提案・主張ができます。

主観的な意見を述べる「Explain」がセットされており、自説の正しさを伝えることができる構成となっています。相手を尊重することが重要な、コミュニケーションや交渉の場面で用いられます。相手に配慮した提案を行っていくことができます。

まとめ

　想いや考えを正確に伝えることはかなり難しいです。また、思い通り相手に行動してもらうことはさらに難しいです。

　文章で相手に伝える際に、大きな味方となるフレームワークを説明しました。

• 相手が思い通り行動してくれる文章を記載する
• 結論を簡潔かつ確実に伝える
• 結論を強調するフレームワーク、 PREP法がおススメ
• 悩みごとや問題・課題に対する答えを書く

　短時間で簡潔な文章が構成できますので、是非ご自身の文章と比較してみて下さい。

　また文章を見やすく、読みやすくする手法として漢字とひらがなの使い分けについて別の記事で説明しています。文章力の向上にお役に立てると思いますので、是非合わせて読んでみてください。（リンクはこちら）

　当ブログではブログ立上げ経験を通して、困ったこと・苦労したことをノウハウとして蓄積を図っています。お時間があれば、以下のリンクより色々な記事を読んでいただければと思います。

　ここまで読んで頂き有難うございました。